شما اینجا هستید

آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری
ارسال شده در چ, 08/24/1396 - 15:31 -- توسط mjamali

آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به ادغام کارهای اداری مرتبط با مدیریت اطلاعات اشاره دارد. ابزارهای متعددی برای خودکار سازی کارهای اداری استفاده می شود , با گسترش پیشرفت در بخش سخت افزار و شبکه تجهیزاتی مانند دستگاههای کپی و پرینترها نیز در اتوماسیون ها قرار گرفته اند .ذخیره سازی داده های خام، انتقال داده های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی شامل فعالیت های اساسی یک سیستم اتوماسیون اداری می باشد.

سابقه مدرن اتوماسیون اداری با ماشین تحریر و کپی ماشین شروع شد که مکانیسم کارهای دستی قبلی بود. امروزه، با این حال، اتوماسیون اداری به طور فزاینده ای به معنای اصطلاح است که نه فقط به مکانیزاسیون وظایف بلکه تبدیل اطلاعات به فرم الکترونیکی نیز اطلاق می شود. ظهور کامپیوترهای قدرتمند , سیستم عامل های محبوب و رابطه کاربری مناسب  , انقلابی در اتوماسیون اداری انجام داده است  . تغییرات در کسب و کار همچنان ادامه دارد و تقریبا اکثر کسب و کارها  از برنامه های کاربردی مدیریت تجاری بهره می برند . حتی کوچکترین شرکت ها معمولا از تکنولوژی کامپیوتر برای حفظ سوابق مالی، اطلاعات موجودی، پرونده های حقوق و دستمزد و سایر اطلاعات کسب و کار مرتبط استفاده می کنند .

 اساس اتوماسیون اداری

به طور کلی، سه فعالیت اساسی سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد: ذخیره سازی اطلاعات، تبادل داده ها، و مدیریت داده ها. در هر قسمت , رابط کاربری ، سخت افزار و نرم افزار به منظور انجام اهداف با یکدیگر ترکیب شده اند.

ذخیره سازی اطلاعات

اولین منطقه در اتوماسیون اداری ذخیره سازی اطلاعات است که معمولا شامل سوابق اداری و سایر فرم های اداری و اسناد اولیه می شود. برنامه های داده شامل ضبط و ویرایش فایل ها، تصاویر و داکیومنت ها  می باشند.

سیستم های ذخیره سازی محیطی گرافیکی را برای کاربران ایجاد میکند تا کاربران بتوانند اسناد و مدارک را ایجاد , تغییر و ویرایش کنند همچنین اجازه ذخیره سازی فایل ها , ویدئو ها و تصاویر را نیز به کاربران می دهد .

نرم افزار و سیستم های مدیریت متن، تمامی زمینه های پردازش متن و انتشار را پوشش می دهد. پردازش اسناد متنی ، ساده ترین و معمول ترین فعالیت اتوماسیون اداری، ورودی (معمولا از طریق صفحه کلید) و ویرایش متن از طریق رایانه است. برنامه های کاربردی تجاری ، این امکان را برای کاربران  ایجاد میکند که بتوانند با استفاده از دستورات فرمت، ویرایش و چاپ اسناد متن را انجام دهند.  یکی از ویژگی های بسیار محبوب سیستم پردازش نرم افزاری ، قالب های سند  از پیش تعیین شده ی آن است . قالب ها به طور خودکار چیزهایی مانند اندازه فونت، سبک های پاراگراف، هدر ها و پاورقی ها و اعداد صفحه را تنظیم می کنند به طوری که کاربر هر بار که یک رکورد جدید ایجاد می کند، نیازی به بازنویسی ویژگی های سند ندارد.

ویرایشگر نرم افزاری امکانات پیشرفته تر دیگری نیز از جمله  طراحی پیشرفته صفحات و ویژگی های طرح، بسته های چاپ دیجیتال به عنوان ابزار ارزشمند در ایجاد خبرنامه ها، بروشورها و سایر اسناد که متن و عکس ها، نمودار ها، نقاشی ها و سایر تصاویر گرافیکی را ترکیب می کنند، را در اختیار کاربر قرار می دهند .

نرم افزارها و سیستم های مدیریت تصویر، جنبه دیگری از اتوماسیون اداری هستند. نمونه هایی از اطلاعات بصری شامل تصاویر اسناد، عکس ها و گرافیک مانند جداول و نمودار می باشد. این تصاویر به فایل های دیجیتال تبدیل می شوند که نمی توانند همانند فایل های متنی ویرایش شوند.

برنامه های صفحه گسترده اجازه می دهد دستکاری داده های عددی به کاربر اجازه می دهد یک متغیر را تغییر دهند و فرمول پیچیده ای را به صورت خودکار بر اساس اعداد جدید فراخوانی کند. بسیاری از شرکت ها از صفحات گسترده برای مدیریت مالی، طرح مالی و حسابداری استفاده می کنند.

تبادل اطلاعات

در حالی که ذخیره و دستکاری داده ها یکی از جزء سیستم اتوماسیون اداری است، تبادل اطلاعات آن یکی دیگر از مولفه های مهم است. انتقال الکترونیک یک منطقه کاربرد عمومی است که تبادل اطلاعات بین چندین کاربر را برجسته می کند. نامه الکترونیکی، پست صوتی و فکس، نمونه هایی از برنامه های انتقال الکترونیکی است. سیستم هایی که اجازه انتقال لحظه ای یا "در لحظه" اطلاعات (یعنی مکالمات آنلاین را از طریق رایانه یا مبادله صوتی با ضبط ویدئو) می دهند،  به عنوان سیستم های به اشتراک گذاری الکترونیکی در نظر گرفته می شوند. نرم افزار به اشتراک گذاری الکترونیکی از جمله ویژگی بسیاری از سیستم های اتوماسیون اداری است.

سیستم های اتوماسیون اداری توانایی به اشتراک گذاری همزمان اطلاعات را  بین چندین کاربر را به صورت الکترونیکی  دارد . یک نوع گروه کاری یک سیستم کنفرانس آنلاین است. سیستم های جلسه الکترونیکی آنلاین اجازه می دهد شرکت کنندگان با پراکندگی جغرافیایی بتوانند در لحظه تبادل اطلاعات انجام دهند . شرکت کنندگان در چنین جلسات الکترونیکی ممکن است در یک دفتر یا ساختمان قرار بگیرند یا هزاران کیلومتر فاصله داشته باشند. سیستم های به اشتراک گذاری الکترونیکی از راه دور معمولا برای انتقال داده ها از یک خط تلفن یا اینترنت استفاده می کنند، در حالی که به اشتراک گذاری در یکجا میتواند از شبکه محلی داخلی استفاده کند .

نرم افزار و سیستم انتقال الکترونیکی اجازه انتقال الکترونیکی اطلاعات  را می دهد.  سیستم پست الکترونیک از ذخیره سازی مبتنی بر کامپیوتر و یک مجموعه مشترک از پروتکل های ارتباطات شبکه برای ارسال پیام های الکترونیکی از یک کاربر به دیگر استفاده می کند. اکثر این سیستم ها کاربران را قادر می سازد تا ایمیل های الکترونیکی را به بیش از یک گیرنده ارسال کنند .

دیگر دستگاه های اداری همچنان تحت تغییرات قرار می گیرند که ظرفیت های تبادل اطلاعات را بهبود بخشد. برای مثال، دستگاه های کپی دیجیتال چند منظوره (کپی، چاپ، فکس و قابلیت اسکن) با قابل اتصال به شبکه های کامپیوتری از جمله ی آنها هستند . لپ تاپ ها، دستیارهای شخصی دیجیتال (PDAs) .

دستگاه های تلفن همراه هوشمند  و رایانه های همراه  از تکنولوژی های انتقال داده بی سیم استفاده می کنند تا کاربران امکان دسترسی سریع به اطلاعات ذخیره شده در شبکه های کامپیوتری و سرورهای شرکت را از هر جا بدون در نظر گرفتم موقعیت جغرافیایی داشته باشند .

مدیریت اطلاعات

سیستم های اتوماسیون اداری نیز اغلب برای مدیرت داده های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه های مالی، برنامه های تخصیص نیروی کار، هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های کسب و کار استفاده می شود.

مدیریت وظایف ,  سیستم های برنامه ریزی ,  نظارت و کنترل پروژه ها , فعالیت های مختلف در داخل دفتر نیز بخشی از سیستم اتوماسیون اداری در بخش مدیریت اطلاعات هستند .

دیدگاه های اتوماسیون اداری: مردم، ابزارها و محل کار

کسب و کارهایی که در راه اندازی یا ارتقاء سیستم های اتوماسیون اداری مشغول به کار هستند، باید انواع مختلفی از عوامل را که می توانند بر اثربخشی این سیستم ها تأثیر بگذارند، در نظر بگیرند. این عوامل عبارتند از ملاحظات فضایی فیزیکی و بودجه و تغییرات در زیرساخت ارتباطات. اما دو عامل دیگر که باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از آموزش کارکنان و همه پسند بودن اتوماسیون اداری (داشتن رابط کاربری ساده )

آموزش - افراد مرتبط با اتوماسیون اداری اساسا شامل تمام کاربران اتوماسیون و همه ارائه دهندگان سیستم های اتوماسیون و ابزار می شوند. طیف گسترده ای از افراد از جمله مهندسان نرم افزار و سخت افزار، متخصصین مدیریت اطلاعات  ، مدیران، کارکنان در سطح متوسط ​​و منشی ها، تنها بخشی از افرادی هستند که روزانه از اتوماسیون اداری استفاده می کنند. در نتیجه، آموزش پرسنل در سیستم های اتوماسیون اداری بخش مهمی از برنامه ریزی بسیاری از شرکت ها است.
انتخاب -  گزینه ها و امکانات زیاد سیستم های اتوماسیون اداری  اندکی پیچیده است .  چنین سیستمی معمولا معمولا از نظر قیمتی سرمایه گذاری قابل توجهی را می طلبد، بنابراین برای مدیران و صاحبان کسب و کار، قبل از خرید، یک دوره مطالعه دقیق را مطالعه می کنند. عوامل اصلی که باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از: هزینه سیستم، مدت زمان آشنایی کارکنان با سیستم ، سخت افزار مورد نیاز سیستم ، سطح پشتیبانی فنی، سازگاری با سایر سیستم ها، پیچیدگی سیستم (یک عامل اصلی در تعیین پیچیدگی ,  زمان و پول برای آموزش) و سازگاری سیستم با کسب و کار که شرکت مشغول به آن  است.

با توجه به عصر اطلاعات همه روزه شاهد شکاف بین کسب و کارهای کوچک و کسب و کارهای بزرگ هستیم . کسب و کارهای بزرگ برای مدیریت منابع خود از سیستم های اتوماسیون استفاده می کنند ولی کسب و کارهای کوچک در برابر این مسئله مقاومت از خود نشان می دهند که این امر در دراز مدت ممکن است آنها را از چرخه رقابت خارج نماید .

دیدگاه‌ها

جالب بود

افزودن دیدگاه جدید

دیدگاه

  • تگ‌های HTML مجاز: <a> <em> <strong> <cite> <blockquote> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd> <img>
  • خطوط و پاراگراف‌ها بطور خودکار اعمال می‌شوند.
  • نشانی صفحه‌ها وب و پست الکترونیک بصورت خودکار به پیوند تبدیل می‌شوند.

Plain text

  • تگ‌های HTML مجاز نیستند.
  • نشانی صفحه‌ها وب و پست الکترونیک بصورت خودکار به پیوند تبدیل می‌شوند.
  • خطوط و پاراگراف‌ها بطور خودکار اعمال می‌شوند.
كد امنيتي
این پرسش برای جلوگیری از ارسال اسپمهای اتوماتیک است.